Mi rutina básica para planificar el día
Si sólo pudiera darte una herramienta para mejorar tu día, sería ésta. Se trata de un ritual de orden, de una rutina, de un hábito, de una costumbre: dile como quieras. Es una secuencia de tareas que practico a diario desde hace años, que combina consejos que he sacado de libros con la práctica que dan los años.
La rutina ETC es tan sencilla como seguir estos tres pasos al encender el ordenador: canalizar Emails, seleccionar Tareas y visualizar tu día en el Calendario. Me siento mejor después de hacerla, me da foco y claridad. Me da control sobre mi día y tranquilidad cuando los imprevistos aparecen. ¿Te parece buen plan?
Beneficios de la rutina ETC
Orden: Dedicando de manera consciente media hora por la mañana puedes ordenar todas tus ideas y bajarlas a tierra.
Tranquilidad: Visualizar tu día esos primeros 30 minutos de dará calma y estabilidad.
Acción: Al concentrar esa franja horaria en la mañana, el resto de tu día será para accionar y trabajar de manera enfocada.
Primer paso: Emails
Dirás "¡Menudo invento!, ¡mirar los mails a primera hora de la mañana! A mí no me da tranquilidad, al contrario, mi día se va al traste tan pronto como abro el correo."
La clave para que los mails no se coman todo tu tiempo es aprender a canalizarlos, es decir, en leerlos sin saltar a la acción de manera reactiva. Léelo, obsérvalo, toma distancia y pregúntate: ¿Qué me está pidiendo este mail?, ¿Cuándo voy a dedicar tiempo de calidad a atenderlo?, ¿puedo contestarlo en menos de dos minutos?. Si has meditado alguna vez, probablemente te resulte familiar el ejercicio de observar desde la distancia.
Una vez hayas observado todos tus correos nuevos desde la distancia, puedes canalizarlos entre tareas, eventos... y archivarlos. Sí, tal como oyes. Archivar esos correos y ver la bandeja de entrada limpia es un placer. Si quieres más detalles sobre cómo canalizar el correo paso a paso, puedes descargar "El primer paso" aquí.
Segundo paso: Tareas
Con la bandeja de entrada vacía (oh, sí, nena), ya puedes centrarte en qué vas a hacer hoy. ¿Cómo? Con un gestor de tareas.
Éste puede ser una libreta, una app de notas, una pizarra o un gestor de tareas online. La herramienta es irrelevante siempre y cuando refleje tu volumen de trabajo completo. Si tienes la información repartida en mil lugares, siempre vas a tener la sensación de que hay algo que te estás olvidando. Con una lista única de trabajo trabajarás con más foco, tomarás decisiones con más seguridad y podrás priorizar tus acciones para trabajar con tranquilidad. Como norma general, no me suelo poner más de cinco tareas al día. Ponte objetivos realistas: harás más y trabajarás a gusto.
Tercer paso: Calendario
¿Qué hacemos ahora con esas cinco tareas al día? Ahora viene el momento de casar el trabajo que tienes que hacer con el tiempo real del que dispones.
Abre el calendario, mira el día de hoy, y reflexiona sobre cuánto tiempo tienes, de verdad, para hacer lo que te has planteado hacer. Reuniones, sesiones, tiempo de viaje, tiempo para comer... marca en el calendario todo ese margen que necesitas para llegar de un sitio a otro y encaja las tareas de hoy en el espacio disponible.
En este momento ocurre la magia. La magia de hacer las paces con aquello que realmente puedes hacer. Cuando te visualizas viviendo el día a través de todas tus tareas y compromisos, es cuando ves con claridad qué vas a poder cumplir.
Y en este punto han pasado unos 30 minutos. Tienes el día por delante, lo has visualizado y tienes paz y energía para llevarlo a cabo.
Consejos para adoptar la rutina ETC
Esta rutina ha cambiado mi vida radicalmente y me ha permitido tomar el control de mi tiempo y mi energía. ¡Pero no es flor de un día! Para que tú también puedas disfrutarla, aquí tienes 7 consejos para empezar:
Date tiempo: Yo suelo tardar entre 20 y 40 minutos al día; pero al inicio date un poquito más de tiempo, entre 45' y una hora, para que te dé tiempo a todo.
Aprende a escribir correos en 2 minutos (o menos). Ojo, no estoy hablando de correos complejos, sino de mails ligeros que no necesiten una tareas previa por tu parte. Cuando lo tengas entrenado te darás cuenta de que ¡es casi un superpoder!
Sé generosa con el calendario: como norma general, reserva el doble del tiempo que te darías para hacer algo. Si lo haces en menos tiempo, ¡eso que te llevas!
No pasa nada si te enganchas a un mail: Permítete aprender un poquito cada día. Venimos de una cultura del trabajo que depende mucho del correo electrónico. Pero repítete tantas veces como necesites: Mi bandeja de entrada refleja las prioridades de otros, no las mías.
Migra gradualmente hacia una sola lista de tareas: Haz inventario de todos los lugades donde almacenas "to-do's" e intenta conducirlas a un solo formato que te dé flexibilidad y claridad.
No intentes ordenarlo todo de golpe: Dedicar una mañana a reorganizar tus tareas te hará sentir bien un día, pero si creaste esos sistemas en un principio, significa que algo en tí los encontraba útiles. No reniegues ni abandones de golpe de las estrategias que has usado hasta ahora para ordenar tu día. Adopta este sistema a medida que lo vaya sintiendo tuyo.
Toma distancia y déjate ayudar: Si después de unos días ves que te cuesta pillarle el tranquillo, ¡te echo una mano! Reserva aquí una sesión gratuita para que veamos tu caso concreto y ver de qué manera puedes aplicar el ETC para empezar el día con alegría!
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