Minimiza el caos en Drive con estas 4 carpetas

¿Tu Drive es un caos?, ¿sientes que tu trabajo está desorganizado y te cuesta encontrar lo que necesitas?, ¿y si te dijera que puedes ordenar tus documentos con la misma lógica que en la cocina de tu casa?

El método PARA es tan sencillo de implementar que se ha convertido en mi favorito tanto para mí como para mis clientes. Fue creado por Tiago Forte, y lo conocí en 2021 cuando era tan solo una serie de posts en un blog. Hoy en día es abrazado por miles de personas, y se ha convertido en el 2ª libro más vendido en la categoría de Project Management para Empresas en Amazon (sólo detrás del 1ª libro del mismo autor, "Building a Second Brain").

Pero no me voy a enrollar contándote sobre los libros de Tiago Forte, sino que voy a ir directa al grano con las cuatro carpetas que lo ordenan TODO: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos.

Quédate con estas cuatro palabras, que nos vamos de tour por la cocina para que veas cómo de fácil es poner orden cuando ponemos la comodidad como prioridad.

Carpeta Proyectos (Lo fresco, en la nevera)

Empezamos el tour por la puerta que más se abre en una casa: la de la nevera. En ella guardamos la comida que tenemos intención de comer pronto: jamón, fruta, verdura...

Del mismo modo, hay documentos que sólo usamos durante unas semanas mientras emprendemos un proyecto. Aquí entendemos "Proyecto" como una serie de tareas que se ejecutan con una fecha final y un resultado concreto. Estos documentos se caracterizan porque tienen mucha actividad durante un periodo concreto, durante el cual los queremos súper a mano, y que no volveremos a usar después de terminar el proyecto.

Igual que compras lechuga pensando en hacer ensalada esa misma semana, creas un documento de texto para almacenar los copies de una landing page concreta. Desde redactar contenidos a tomar apuntes de un curso online, la carpeta "Proyectos" es el espacio donde tener el trabajo que tienes entre manos.

Así pues, delante de cualquier archivo, pregúntate: "¿forma parte de algo un proyecto que tiene inicio y fin?, ¿tiene caducidad?". Si es que sí, mételo en la carpeta de Proyectos. Si es que no, sigue leyendo.

Carpeta Áreas (lo del día a día, en el armario)

No sé si será tu caso, pero mi casa no funciona sin café, ni almendras, ni pan de molde. Todo esto está en un armario bien cerca de la cafetera y la tostadora.

Aunque no seas consciente de ello, hay una serie tareas recurrentes que hacen que una empresa funcione. Aunque seas una empresa de una persona, hay 6 departamentos (o áreas) que se encargan de ello: Marketing, Ventas, Finanzas, Dirección, Recursos Humanos y Operaciones. Y aunque no te hayas dado cuenta, seguro que por tu Drive pululan algunos documentos de los que te alimentas para saber si las cosas están yendo acorde a lo que quieres.

Así como cada día tenemos que desayunar, comer y cenar, también tenemos que actualizar las hojas de cálculo de tesorería, los KPIs de marketing o los listados de horas trabajadas. La carpeta "Áreas" es tu armario de confianza para que el negocio no se vaya de madre.

Entonces, cuando encuentres un archivo que no corresponda a un proyecto, puedes preguntarte: "¿Uso este documento de manera regular para llevar un control de algo?", si la respuesta es afirmativa, ya sabes que pertenece a la carpeta Áreas. En caso contrario, sigue leyendo.

Carpeta Recursos (para un apuro, la despensa)

Hago macarrones de ciento en viento, y el día que los hago me encanta rallar el queso. ¿Tengo un cacharro sólo para eso? Sí. ¿Lo uso a menudo? No. ¿Me tengo que encaramar a un taburete para alcanzarlo? Sí. ¿Me importa? No.

Los armarios menos accesibles están para cosas que no se tocan tan a menudo, pero quieres conservar. Igualmente, las ideas que nos hacen especial ilusión tienen aquí su carpeta propia. Fotos de inspiración, ideas para nuevas líneas de negocio, etc. te irán igual de bien que un tarro de garbanzos en la despensa. Crea una carpeta llamada "Recursos" y mételo ahí. Esta carpeta será tu biblioteca de inspiración.

Mi rallador de queso y la esterilla de hacer sushi viven juntos y felices en el estante superior de la despensa. Igualmente, tus fotos de estudio, plantillas de correo o incluso una lista de cursos que te gustaría realizar pueden convivir en la carpeta Recursos para inspirarte y ser usados cuando la ocasión lo merezca.

Cuando un archivo no esté vinculado a un proyecto ni forme parte de una área, piensa: "¿me interesa tener esto a mano en caso de que surja una oportunidad?", si está entre tus intereses actuales, mételo en la carpeta Recursos y lo encontrarás la próxima vez. En caso contrario... sólo te queda un lugar donde ir.

Carpeta Archivo (el rincón del nunca se sabe)

¿Sabes ese rincón en la cocina donde guardas la licuadora que no usas desde 2015?, pues hemos llegado al final del tour por la cocina.

Aquellos archivos que forman parte de proyectos que terminaste, los registros de rutinas que ya no sigues o esos ficheros relacionados con ideas que descartaste, probablemente los quieras lo más lejos posible para que no te tropieces constantemente con ellos cuando vayas a trabajar.

Si estoy 99,99% segura que no volveré a hacer madalenas, ¿para qué narices quiero esa bandeja de horno?. Puede que me dé pena tirarla, o quizá alguien algún día me la pedirá. Una nunca sabe. Lo mismo vale para esa sesión de fotos que te hiciste hace años, o los textos de la primera web que tuviste.

Mientras no tenga un arrebato de eliminar archivos y siempre que el almacenamiento de tu Drive lo permita, dejo todos aquellos archivos que no han entrado en las categorías anteriores en la carpeta "Archivos".

El orden cómodo es el orden que funciona

Una vez le pilles el tranquillo a hacerte estas tres preguntas cuando vayas a guardar un archivo, empezarás a ver con claridad dónde debe ir todo.

Si quieres empezar hoy, crea esas cuatro carpetas principales en tu Drive hoy mismo y no te líes a organizarlo todo de una sentada. Simplemente, ve añadiendo los documentos a tu ritmo según sientas que pertenecen ahí. Y la transformación empezará.

Sentirás que cada proyecto tiene un nombre, tiene un porqué, y tiene una fecha de final. Verás como cada área de tu negocio cobra vida frente a tus ojos, e identificarás tus inspiraciones, que estarán a mano y no perdidas entre mil niveles de carpetas.

Cada vez que un documento vaya una de estas nuevas carpeta, te estarás dando energía y espacio mental para organizarte.

Espero que este artículo te haya dado las pistas necesarias para empezar un cambio en la organización de tu almacenamiento, y que pronto te encuentres navegando por tu Drive con la misma familiaridad y confianza que en la cocina de tu casa.

Si quieres aprender más sobre esta metodología de organización, en el programa Olga Niza tu Agenda trabajamos estas carpetas junto con una gestión del tiempo hecha a tu medida.

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