Los 3 elementos que todo Asana debe tener
Si te vendieron que Asana iba a salvaros la vida en el trabajo y no está siendo así... quizá se les olvidó mencionar estos pequeños detalles que hacen que funcione.
Asana es un software de gestión de proyectos que te ayuda a planificar y gestionar de manera más fácil y eficiente el trabajo. Está diseñada sobre un principio simple: clarificar quién hace qué, y cuando.
Si lo usas en el trabajo y las tareas que ves en tu día a día no tienen un quién, un cuándo y un qué, probablemente sientas que entrar en Asana es una distracción que te está haciendo perder el tiempo.
Pero no tiene porqué ser así. A continuación te cuento cómo darle la vuelta a tu Asana para que deje de ser una aplicación "decorativa" y empiece a acelerar tu productividad.
1. Ponle el "Quién"
Una tarea sin una persona asignada no la va a hacer nadie. No aparecerá en la lista de tareas de nadie, y por lo tanto, se perderá.
Revisa cualquier listado y asigna las tareas a las personas responsables de completarlas. "Poner el quién" entrega responsabilidad, confianza y empodera a la persona nombrada para que accione. Si surgen dudas sobre la carga de trabajo o el alcance de la tarea, saldrá de esa persona hacer las preguntas adecuadas.
Si tienes miedo de asignar una tarea a alguien y que se lo tome mal, podéis sentaros a hacerlo conjuntamente. Lo importante es que (con amabilidad, diálogo y cariño) clarifiquéis quién hará cada cosa para llegar a vuestro objetivo.
PRO TIP: Si esa tarea la compartís entre más de una persona, añádela como "Colaborador" y estará al caso de todo lo que ocurra sin que os tengáis que reunir par hablar de ello.
2. Ponle el "Cuándo"
Una tarea sin fecha de entrega no se va a hacer nunca. Nunca aparecerá como prioridad, y por lo tanto, quedará sin hacer.
Asana funciona mostrándote las tareas por orden cronológico, y por lo tanto, las tareas sin fecha siempre quedarán al final de la cola. Por otro lado, no te preocupes por marcar un día que luego renegocies con tu equipo o contigo. Al fin y al cabo, las fechas de entrega no van con un cobrador del frac incorporado (¿demasiado milenial?).
Puede que la tarea en cuestión no tenga una fecha límite clara, y no pasa absolutamente nada. A medida que aparezcan las fechas de todas las tareas, podréis hilarlas y crear una planificación realista.
PRO TIP: Identifica qué tareas son recurrentes y no tengas miedo a usar la opción "repetir" para que se regeneren automáticamente. Marcar tareas como "completadas" da gustirrinín.
3. Ponle en "Qué"
Una tarea sin un verbo de acción al principio no se va a hacer. Sin verbo no hay acción: hay procrastinación.
Este es sin duda el truco más simple y efectivo que encontrarás en este artículo: empieza todas las tareas con un verbo de acción. La clave aquí está en que esto te obliga a visualizar qué hay que hacer concretamente para que esa acción sea completada con éxito.
Me dirás que es lo mismo "Informes 3T" que "Definir los campos del borrador para los informes financieros del 3T", o que "Rellenar KPIs de marketing del informe 3T". Ese verbo de incio te está pintando el cuadro de lo que tienes que hacer. Claridad en una palabra.
PRO TIP: Evita los sinónimos de "hacer" y opta por verbos que describan con precisión la acción a llevar a cabo. Hasta luego "producir", "formar", "crear", "elaborar", "realizar" y "ejecutar". Créeme, yo he caído en esta trampa, y el 95% de las veces usando "terminar".
BONUS: Ponle el "Para qué"
Una tarea sin un proyecto asignado es una tarea que no pertenece a algo más grande, a un objetivo que conseguir. Sin ella, esa tarea pierde su razón de ser.
Si llegas aquí ya es, como decimos en catalán, "de traca i mocador", es decir, espectacular. Piensa que todo lo que has leído hasta ahora podría estar en un único proyecto de Asana. Ahora bien, las cosas las hacemos por un motivo. Si agrupas las tareas que formen parte del mismo objetivo final en proyectos separados tendrás una vista de pájaro de todos los pasitos que os conducirán al objetivo final.
El gusto de tener todas las tareas de un proyecto bajadas, en una sola pantalla, en orden, con sus fechas y las personas que lo van a llevar a cabo es indescriptible.
Para mí, que soy una friki de Asana, es un subidón, pero cada vez que montamos un proyecto en Asana en sesiones con los clientes, créeme que la cara de satisfacción de la otra persona es todavía más subidón.
El remate: higiene diaria para un Asana potente
Supón que ya has hecho los tres (o cuatro) pasos anteriores. Ahora ¿cómo narices mantenemos esto para no volver al estado inicial? Es muy sencillo.
Es tan sencillo que está a dos clicks. El primer click es la "Bandeja de entrada": consúltala a diario para ver qué ha ocurrido en tu ausencia, obsérvalo y archiva las notificaciones. El segundo click es "Mis tareas" una lista de todo aquello asignado a ti en orden cronológico. Contrástala con tu calendario y reubica las tareas que no puedan hacerse hoy para planificar tu día en 5 minutos.
A todas las personas con las que he hecho implementaciones de Asana les digo lo mismo: es como lavarse los dientes por la mañana. Una vez tienes esta rutina incorporada, la sensación de limpieza es inmediata.
Ante todo, recuerda que un software de gestión de tareas está para ayudarte a trabajar con foco y quitarte trabajo. Cuando Asana (o Trello, o Monday...) no lo esté haciendo, probablemente esté haciendo lo opuesto.
Si quieres saber más sobre cómo conseguir que Asana sea una herramienta que de verdad os haga aprovechar al máximo vuestro tiempo, escríbeme a olga@olganiza.com o reserva un rato para hablar. Te informaré sobre el taller y/o la auditoría de Asana que ofrezco como parte de mis servicios de consultoría de organización.
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