Colaborar con foco
A veces me siento como Bono, el cantante de U2: No puedo trabajar tranquila ni "with", ni "without you".
Hay momentos en los que no podemos avanzar sin consultar a otra persona (y queremos que ésta esté disponible) y momentos en los que necesitamos estar solas para poder avanzar (pero las interrupciones no cesan). Para poder trabajar con foco es necesario observar y estructurar estas relaciones y la calidad de la comunicación con todas las personas que hay en nuestro ecosistema.
Por eso hoy quiero hablarte de una reflexión básica que puedes hacerte si quieres construir una estructura para colaborar de manera eficiente, con foco y amable. Te contaré la diferencia entre la comunicación sincrónica y la asincrónica, o lo que es lo mismo, cómo distinguir "mi tiempo" de "nuestro tiempo".
¿Cómo obtener lo mejor de los dos mundos y colaborar con fluidez (sin molestar ni ser molestadas) y a la vez trabajar con foco y no ser interrumpidas?
¿Qué son la comunicación sincrónica y asincrónica?
Lo sé, "sincrónico" y "asincrónico" son dos palabrejos poco amables: suenan rígidos, técnicos, antipáticos. Por eso me gusta mucho más usar "Nuestro tiempo" y "Mi tiempo".
La comunicación asincrónica ocurre cuando dedico "mi tiempo" en crear algo de lo que otros se beneficiarán en otro momento; por ejemplo ahora que estoy escribiendo estas líneas para que tú las leas cuando quieras. La comunicación sincrónica ocurre cuando coordinamos "nuestro tiempo" entre varias personas, como cuando comentes este artículo con otra persona mientras tomáis café ;).
La inmediatez de la mensajería ha hecho que, como sociedad, nos hayamos acostumbrado a estar hiperconectadas, hiperdisponibles y tristemente, hiperreactivas. Cada vez nos cuesta más no reaccionar inmediatamente a un e-mail o a un WhatsApp. Te invito a parar un momento y reaprender a distinguir entre "Mi tiempo" y "Nuestro tiempo" para que te sientas libre de comunicarte sin perder tu foco.
Usar nuestro tiempo con respeto: comunicación sincrónica
El ejemplo más claro de comunicación sincrónica es una reunión: ambas partes necesitan estar presentes para que la comunicación ocurra.
La comunicación sincrónica es aquella en la que un grupo de personas coordinamos “nuestro tiempo” para resolver problemas de manera colaborativa. Ocurre cuando hablamos por teléfono, tenemos una reunión presencial o hacemos una videollamada.
Invertir en "Nuestro tiempo", es particularmente útil cuando queremos sacar el máximo partido a la conexión humana y a la interacción constante. Un buen mano a mano de los de toda la vida.
Para que tus reuniones sean eficientes y amables con tu agenda, estructura tu disponibilidad con ventanas concretas y limitadas. Calendly te puede ayudar a compartir esa estructura de disponibilidad con las personas con quien colaboras.
Comunicar con atención plena y foco: comunicación asincrónica
Pero, ¿qué pasa con "mi tiempo"?, ¿cómo puedo crear una estructura que me permita sentarme a trabajar tranquila sin interrupciones?
Cuando estamos pensando, creando y entregando contenido que creemos otra persona necesita (pero no necesitamos a esa persona enfrente) es cuando estamos comunicándonos de manera asincrónica. Esto ocurre en el correo electrónico, en WhatsApp, y también softwares de gestión de tareas colaborativos, como Asana.
Soy muy fan de la comunicación asincrónica porque me permite estar centrada en el tema, tanto cuando escribo como cuando leo. Sé que ocurre en la mejor franja de energía para mí, como en la de la persona que me lee.
Para crear y mantener una estructura que te permita trabajar con foco y no atarte al correo electrónico o al Whatsapp, selecciona unas franjas concretas del día en las que atiendas esos canales de comunicación asincrónica.
Ejemplo de estructura para una comunicación eficiente
¿No sabes por dónde empezar a planificar tu agenda para crear esa estructura? Aquí tienes un caso práctico que espero que te ayude: René está constantemente reunida: no sabe cómo lo hace pero al final de la semana tiene la sensación que ha ido de Zoom en Zoom sin poderse sentar a trabajar.
Dedica la mitad de su semana a reuniones, y la otra mitad se le va contestando a decenas de mails que semana tras semana se acumulan en la bandeja de entrada. Cuando tiene un momento empieza por el más urgente, y siente que nunca llega al final del buzón. René ha dicho "Basta", y hace una lista con sus condiciones:
“Dedicaré un máximo absoluto de 4 horas al día a reuniones y sesiones de trabajo.”
“Consultaré el correo electrónico y la bandeja de entrada del gestor de tareas dos veces al día.”
“Tendré dos bloques de trabajo de foco cada día para avanzar en mis proyectos y en los de mis clientes.”
A René le ha quedado una estructura tal que así:
Si no tienes tiempo de hacerte un horario como el de René, aquí tienes un ranking con las 5 cosas que puedes empezar a hacer hoy para crear tu propia estructura de comunicación interna y externa:
Top 5 cosas que puedes empezar hoy para tener una estructura de comunicación a tu medida
Comunicación sincrónica (Mejora tus reuniones)
Nivel “OK”: Observa la cantidad de reuniones que tienes habitualmente y qué peso tienen en tu semana
Nivel “Chachi”: Limita el número de reuniones semanales a una cantidad razonable y procura no superarlo
Nivel “Yo controlo”: Asigna franjas de tu día y conduce a la gente hacia ellas
Nivel “Molas bastante”: Sincroniza Calendly con tu calendario para reservas sin fricción y dentro de tus franjas de disponibilidad
Nivel “Lo molas todo”: Pasa las reuniones que puedas a comunicación asincrónica
Comunicación asincrónica (Trabaja con foco)
Nivel “OK”: Haz un inventario de todos los proyectos que tienes en marcha y las personas con quien colaboras en cada uno de ellos.
Nivel “Chachi”: Añade este texto a tu firma de correo electrónico: "Mis horas de trabajo pueden no coincidir con las tuyas, o sea que siéntete libre de contestar a este correo cuando te vaya bien.”
Nivel “Yo controlo”: Revisa tus bandejas de entrada y mensajería (sólo) dos veces al día
Nivel “Molas bastante”: Deshabilita las notificaciones push en toda tu mensajería
Nivel “Lo molas todo”: Implanta un gestor de tareas colaborativo en tu empresa
Estés en el nivel en el que estés, te animo a que revises este Ranking y me digas qué te ha parecido.
Para terminar, me mojo y te digo que soy una verdadera fan de la comunicación asincrónica (concretamente en Asana). Creo que la única ventaja que tiene usar “Nuestro tiempo” es la inmediatez. Para todo lo demás, creo que la comunicación asincrónica tiene más ventajas: trabajamos menos horas, tenemos más tiempo de foco para hacer trabajo de calidad, de entregar más resultados, y la comunicación es más consistente que en las reuniones.
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