Cómo me enamoré del Departamento de Operaciones

Así como el nombre "Olga Niza" se apareció ante mí una noche de insomnio en 2019, el concepto "Departamento de Operaciones" no se manifestó con tanta facilidad. Y aun así, fue un descubrimiento que me cambiaría la vida.

Hoy te traigo dos historias de mi vida anterior: cuando trabajaba en una empresa encargándome de correr delante de los toros que nos pillaban año tras año, y de vivir el ciclo de amor y duelo que supone crear un equipo sólido.

Antes de empezar con Olga Niza, coordinaba una escuela de inglés con más de 800 alumnos y un equipo de 20 profesores. Por aquél entonces, hacía lo que yo llamaba "gestionar todo lo que pasa fuera del aula y de los bolsillos de la gente." Es decir, todo lo demás.

Ese "todo lo demás" ahora sé que se llama Departamento de Operaciones. Y es lo que permitió a la CEO pasar de correr apagando fuegos a ampliar abriendo su segundo negocio. Estas son dos historias que me descubrieron el poder de una empresa bien organizada.

El corral de los toros

Entré a trabajar en la escuela cuando sólo hacía un año que ésta había abierto sus puertas. En los momentos de estrés, la CEO y yo nos mirábamos con esperanza y nos decíamos "son los malditos primeros 5 años, después todo irá bien".

Con ese mantra y el paso del tiempo, todo fue haciéndose más cómodo y previsible. La sorpresa vino cuando, pasado el 5º año, nos seguía pillando el toro en algunos proyectos clave. Indignada, me senté a hacer un calendario con todos los proyectos que pasaban regularmente durante el año. El resultado fue una serie de proyectos que irremediablemente se solapaban: matriculaciones, informes, campañas, reuniones, newsletters...

¡Con razón sentíamos que no nos daba la vida! No teníamos manera de saber cuándo iniciar un proyecto con tiempo. ¿Lo bueno? Acababa de encontrar el corral donde estaban los toros, y empezamos a avanzar con ventaja.

Al abrir Niza lo tuve muy claro: mis clientes iban a tener el corral de los toros a la vista desde el primer minuto. Saber cuándo es el momento adecuado para iniciar cada proyecto es esencial para desarrollar un negocio que crezca.

Aprender a decir "Hola" y "Adiós"

Cuando el equipo empezó a crecer, seleccionábamos a cada profesora como si fuera a quedarse para siempre. Nos enamorábamos de su estilo y, cuando al cabo del tiempo se iba, sentíamos una pérdida dolorosa y profunda.

La metodología demandaba que el equipo estuviera formado por personas jóvenes, nativas, motivadas, aventureras y apasionadas. Y ese perfil tiene una cara agridulce: es alguien que muy probablemente estará en la ciudad de paso. Y aunque había un porcentaje de profesoras que se quedaban en la ciudad y seguían (siguen) trabajando en la escuela, muchas otras seguían su camino.

Tras años de sufrir, aprendimos a decir "Hola" y "Adiós" con una sonrisa. Y lo hicimos sistematizando el onboarding y offboarding del profesorado para que fuera una experiencia bonita para todas las partes. Creamos una semana de formación anual para dar la bienvenida a las nuevas incorporaciones con formación metodológica, técnica y logística que se ha convertido en una tradición preciosa para empezar el curso.

Detectar los roles en el equipo y las personas que les dan vida nos ayuda a relacionarnos con ellas de manera saludable, sustentando una estructura humana sólida sobre la que construir la empresa.

Crecer delegando

Desde que llegué a esa escuela, el crecimiento fue orgánico. Cuadruplicamos el número de alumnos. Triplicamos el número de profesores.

Y esto ocurrió de manera gradual, sin a penas darnos cuenta. ¿Por qué? Porque a medida que la escuela crecía, yo optimizaba los sistemas para que la CEO pudiera seguir llegando a todo. Ella tenía la tranquilidad de que tenía un sistema sólido en el que apoyarse para brillar como líder, y delegar para que todo lo demás simplemente funcionara.

Ella podía centrarse en cuál era el siguiente paso para su negocio: mejorar la web, abrir una nueva línea de negocio, consolidar la metodología de enseñanza, continuar formándose... Tenía libertad porque la escuela se fundamentaba en un sólido Departamento de Operaciones.

En un negocio pequeño no pensamos nunca en estos departamentos. Nos escondemos detrás de frases como "No somos una gran empresa", "Entre todos hacemos todo" o "No necesitamos títulos rimbombantes ni tarjetas de visita".

Estructurar desde el principio

Es cierto, quizá en una empresa pequeña no necesitamos los títulos, pero merecemos una estructura tan sólida como la de una multinacional.

Esta estructura no tiene porqué costar decenas de miles de euros en salarios ni en software de gestión. Una hormiga puede cargar (proporcionalmente) con mucho más peso que un elefante, precisamente porque es más pequeña. Un negocio pequeño, cuando es consciente de su estructura, puede alcanzar mucho más con menos recursos.

Planificar, hacer que se cumplan los objetivos, y optimizar aumenta la rentabilidad, y consolidar el equipo incrementa la calidad del servicio. ¿Quién no querría esto para su propia empresa?

Esto es lo que hace un Departamento de Operaciones, así es como me enamoré de él, y historias como estas fueron las que me impulsaron a crear Olga Niza: ayudar a empresas pequeñas a crecer con unas estructuras sólidas y una Productividad Amable.

Puede ser que mientras leías hayas pensado en tu propia experiencia: momentos de claridad en los que un pequeño cambio en el funcionamiento te liberó de carga, te dio tranquilidad, o en los próximos días eches la vista atrás y te rías pensando: "¿En serio, cómo podía hacer esto así antes?"

Cuando esto ocurra, quizá estés descubriendo un Departamento de Operaciones que no sabías que tenías. Y eso significará que estás un paso más cerca de la libertad.

(Si quieres recibir en tu correo este post y todos los que vendrán, suscríbete a la newsletter “El Rincón Olganizado”)